Kaikki rakastavat sankaria

Marjatta Ranta,
Projektipalvelut Oy Casesoft

... mutta sankareita on vähän. Jos annat minkä tahansa ryhmän kullekin jäsenelle samat työvälineet, sankarit saavat aikaan hämmästyttäviä tuloksia samalla, kun toiset saattavat epäonnistua tai juuri ja juuri tuottaa odotetun tuloksen. Miten siis atk-yksiköt ja organisaatiot voisivat jatkuvasti tuottaa laadukkaita sovelluksia, luotettavia arvioita sovellusten tuottamiskustannuksista? Miten organisaatiot kykenisivät jatkuvasti tulemaan paremmiksi, toimittamaan sovelluksia nopeammin ja halvemmalla?
Tarvitaan... Prosessin ohjaus (Process Management).

Sovellustuotannon kriisi

Scientific American syyskuussa -94 julkaisi artikkelin, jossa kirjoittaja määritteli sovellustuotannon kriisin olevan seuraavien seikkojen yhdistelmä:

Ohjelmistojen huono laatu.

Parhaat suunnittelijat, - missä tahansa organisaatiossa, tuottavat parhaat tulokset, mutta organisaatiot kompuroivat yrittäessään saada jatkuvasti hyviä tuloksia kaikilta suunnittelijoiltaan. Jos suunnittelijat jätetään yksikseen, on tulos yhteneväinen vain suunnittelijoiden omiin kykyihin. Kokonaisuutena ohjelmistotuotannon laatu kärsii.

Työn kasautuma.

"Työn kasautuma" koostuu kaikista niistä uusista ja uudistettavista sovelluksista, joiden kehittämisen yritykset ovat jäädyttäneet. (Yhdysvalloissa on arvioitu yrityksissä olevan tällaista kasautumaa suurusluokaltaan 18 kuukaudesta useisiin vuosiin.)

Sovellusten kehittämiseen tarvittava aika.

Hyvin harvat ovat olleet tyytyväisiä siihen aikamäärään, joka tarvitaan sovelluksen tuottamiseen. Monet projektit, varsinkin vähänkään suuremmat hankkeet, epäonnistuvat alkuperäisten odotusten täyttämisessä. Windows 95ä, - aikaisemmin Chicago, lienee edustava esimerkki. Eivät edes erittäin lahjakkaat yksilöt erittäin hyvin menestyneissä yhtiöissä ole poikkeuksia.

Yhteenvetona edellä olevasta voinemme todeta, että sovellustuotannon kriisi on kriittinen liiketoiminnan ongelma. Uusi teknologia ei tätä ongelmaa ratkaise. Eikä sitä ratkaise henkilöstön siirto atk-yrityksiksi tai ulkopuolisten vuokraaminen.

Hyvä ratkaisu sallii sankareiden olla sankareita ja hyödyntää sankarillisen työn muiden käyttöön. Hyvä ratkaisu perustuu vahvaan yritystason kulttuuriin, joka sallii sankareiden jatkuvasti parantaa toimintaprosesseja ja siten kohottaa koko organisaation osaamista.

Hyvä ratkaisu uudistaa sovellustuotannon liiketoimintaa ja sen prosesseja.

Miksi sovellustuotannossa tarvitaan prosessi-ajattelu?

Yritystason informaatiojärjestelmän rakentaminen ei poikkea uuden tehtaan rakentamisesta tai mistä tahansa monimutkaisesta hankkeesta, mikä vaatii yritykseltä resurssien pitkäaikaista sitomista niin henkilöiden, välineiden kuin rahankin osalta. Ei kukaan lähde rakentamaan tehdasta toista kertaa arvioimatta aikaisemmassa hankkeessa toteutunutta prosessia ja varmasti myös parantavat rakentamisen prosessiaan aikaisempien kokemusten perusteella.

Organisaation tarve ohjata, millaista prosessia tietojärjestelmähankkeissa käytetään, ei pitäisi poiketa tästä. Kuitenkin organisaatiot toistuvasti ryhtyvät isoihin järjestelmähankkeisiin perustaen tavoitteensa näkemykseen, ihmisiin ja välineisiin, mutta eivät tiedosta tarvetta vaikuttaa prosessiin.

Software Engineering Institute (SEI) Capability Maturity Model perustuu teoriaan, jossa, - kun tarkoituksena on rakentaa laadukas tietojärjestelmä suunnitellussa ajassa annetulla budjetilla - , koko kehittämistehtävää tulisi kohdella prosessina, jota voidaan kontrolloida, mitata ja parantaa.

Tästä voinemme päätellä, että jos emme kykene oppimaan aikaisemmista virheistämme käytännöllisellä tavalla ja jos meiltä puuttuu mahdollisuus helposti tarttua virheisiimme, olemme tuomittuja jatkuvasti toistamaan entisiä erheitä.

Viimeaikaiset muutokset teknologiassa, jolla sovelluksia tuotetaan, ja liiketoiminnan kasvavat paineet tuottaa sovelluksia paremmin, nopeammin ja halvemmalla, pakottavat tehokkaisiin, toistuvasti suoritettaviin prosesseihin. Organisaatiot eivät enää voi nojautua kokeneisiin konkareihinsa, joilla on taito vetää projektit kasaan. Uusi teknologia vaatii uudet työtavat ja menetelmät, jotka pitää oppia ja soveltaa nopeasti.

Mitä on prosessin ohjaus?

Jos pidämme prosesseja avaintekijöinä yrittäessämme saavuttaa päämäärämme sovellustyön kustannusten, elinkaaren ja laadun suhteen, niin meidän tulee hallita niitä samoin kuin mitä tahansa varantoa, yhtä huolella kuin esimerkiksi tietokantoja. Tavoitteeksi tulisi asettaa se, että projektityöt voisivat edetä suunnitelmiensa mukaisesti samanaikaisesti kuin organisaatio parantaa mahdollisuuksiaan tuottaa parempia tuloksia.

Prosessin ohjaus on menettely, joka

• kokoaa parhaat toimintatavat prosesseina,
• levittää prosessit käyttöön koko organisaatiossa,
• käyttää prosesseja määrittämään projektisuunnitelmat,
• toteuttaa prosesseja projekteissa,
• parantaa prosesseja sovellustyöstä mitattujen kokemusten perusteella ja saa parannetut prosessit välittömästi käyttöön,
• automatisoi prosessit käyttäen työnkulkutekniikkaa.

Automatisoitu prosessin ohjaus

Prosessin ohjaus käy raskaaksi ellei jopa turhauttavaksi, jos sitä ei voida automatisoida ja saumattomasti liittää sovellustuotantoon. LBMS'n Process Engineer -ympäristö on ratkaisu organisaatioiden halutessa reagoida muuttuvan maailman vaatimuksiin. Process Engineer sisältää prosessikirjaston sekä ohjelmistot, joilla prosessit saadaan yhteiseen käyttöön:

• Ne henkilöt, jotka vastaavat siitä, mitä ja miten organisaatiossa toimitaan (nimittäkäämme heitä prosessipäälliköiksi) voivat käsitellä yhteistä prosessikirjastoa määrittääkseen ja parantaakseen prosessien ominaisuuksia. He voivat luoda mittareita ja arviointimalleja prosessien toimivuuden seuraamiseksi ja arvioimiseksi.
• Projektipäälliköt puolestaan saavat käyttöönsä prosessikuvaukset laatiakseen niistä projektikohtaiset projektisuunnitelmat täsmentäen prosesseja projektiensa tarpeisiin. Täten he hyödyntävät ja siirtävät parhaat toimintatavat ja laatutavoitteet projektiensa käyttöön. Process Engineer auttaa projektipäälliköitä arvioimaan riskit ja tarvittavat työmäärät, työn jakamisessa ja seurannassa sekä ohjaamaan työnkulkua tekijältä toiselle koko projektin ajan.
• Projektihenkilöt taas voivat nähdä osuutensa prosessissa ja sen, miten he hyödyntävät prosessien ominaisuudet tehtäviensä hallitsemisessa ja suorittamisessa.

Prosessikirjasto on siis keskeisessä asemassa ja prosessien kuvaukset ovat keskeisiä tekijöitä toimintatapojen uudistamisessa, tavoitteiden saavuttamisessa ja jokapäiväisessä työssä. Siihen, että prosessit ovat nopeasti ja käytännöllisesti käytettävissä, tarvitaan ohjelmisto, joka levittää ne kaikille.

Mitä sitten sisältyy prosessikuvaukseen?

Prosessikuvaus on malli, joka määrittää

• työn, joka tulee tehdä,
• tulokset, jotka pitää aikaansaada, sekä mallin, miten tulos tuotetaan,
• prosessin työnkulun eli tehtävien riippuvuuksien periytymisen,
• miten työ tehdään (menetelmä),
• välineet, joilla työ tehdään, sekä käynnistää tarvittavan välineen,
• työhön tarvittavat tekijäryhmät (roolit) ja miten vastuut jakautuu,
• metriikan (mittarit ja arviointimallit), joita käytetään suunnittelemaan, arvioimaan ja parantamaan prosessia.

Automatisoidun prosessin ohjauksen avulla voimme saavuttaa tilanteen, jossa käytännöllisellä tavalla voimme helposti tarttua virheisiimme ja välttää entiset erheet projekteissamme. Sankarit voivat välittää parhaat taitonsa yhteiseksi hyväksi ja muut voivat hyödyntää jatkuvasti parantuvaa "keittokirjaa".

Prosessiytimet (Process Kernels)

Entisten menetelmien ongelmana on niiden laajuus, työn pitkä elinkaari ja ennenkaikkea se, että ne ovat vaikeasti räätälöitävissä ja omaksuttavissa uusiin tapoihin tehdä sovellustyötä. Process Engineer suhtautuu näihin ongelmiin korostamalla luonnollista tapaa, - alhaalta ylös. Process Engineer'issä voidaan muodostaa prosessiytimiä (process kernels), joita käytetään koottaessa kokonaisia, elinkaaren mittaisia prosesseja ja projektimalleja. Prosessiytimet myös tehostavat prosessien ja projektimallien parantamista. Prosessiytimiin laadittu toiminnan parannus ulottaa vaikutuksensa niihin prosesseihin, joissa niitä käytetään, ... ja automaattisesti.

Prosessiytimissä on monta etua:

• Kokeneet konkarimme, sankarimme, voivat luoda prosessiytimiin ne raamit, jotka työn tekemisessä vaikuttavat.
• Prosessiytimet ovat uudelleenkäytettäviä erityyppisissä projekteissa esimerkiksi valmisohjelmistojen valitsemisessa, client/server -työssä.
• Koska prosessiytimet ovat uudelleenkäytettävässä muodossa, niin työtavassa tapahtuva muutos on kuvattava vain niihin. Niiden kautta muutos vaikuttaa kokonaisuuteen.
• Prosessiytimet ovat pieniä, pienempiä kuin menetelmät ja mallit, joten niiden kehittäminen ja parantaminen on joutuisampaa.
• Voidaan kehittää erityisiin tarpeisiin erikoistuneita ytimiä esimerkiksi sellaisia, jotka keskittyvät käytettävän teknologian problematiikkaan, ja liittää niitä olemassaoleviin prosesseihin ja projektimalleihin.
• Prosessiytimillä organisaation parhaat taidot kootaan nopeasti ja saadaan yhteiseen käyttöön.

ProcessWare™

Automatisoitu prosessin ohjaus on tulollaan muuttanut maailmaa myös siinä suhteessa, että emme enää ole menetelmägurujen ja -toimittajien varassa. Prosessien määrityksiä saadaan erilaisista lähteistä siinä muodossa, että niitä voidaan käyttää automatisoidussa prosessin ohjaus -ympäristössä. Muun muassa:

• Prosessin ohjaukseen erikoistuneet toimittajat, joilta on saatavissa heidän prosessikirjastojaan.
• Teknologian toimittajat, jotka tuottavat prosessimäärityksiä kuvaten, miten tietojärjestelmiä toteutetaan käyttäen heidän teknologiaansa (tietokannat, Visual 4GL't, testausvälineet jne).
• Shareware, kirjastot sisältäen prosesseja, joita foorumiin kuuluvat voivat poimia itselleen.

Prosessin ohjaus ja suoritettavan työn ohjaus

Automatisoidulla prosessin ohjauksella on toinenkin merkittävä etu: se mahdollistaa tehokkaan työn ohjaamisen. Kun projektin prosessi on määritetty ja resurssit on allokoitu, silloin meillä on perusta ohjata ja reitittää työ samallatapaa kuin liiketoimintaprosessien automatisointisovelluksissa tehdään työnkulku -välineillä:

Projektihenkilö

• vastaanottaa projektipäälliköltä suoritettavakseen tehtävän,
• hän neuvottelee tehtävän rajauksesta, ajoituksesta ja sisällöstä,
• sitoutuu suorittamaan tehtävän sovituilla ehdoilla,
• suorittaa tehtävän
• kerää metriikan
• säännöllisesti raportoi edistymisestään.

Tehtävän päättyessä siitä syntyneet tulokset reititetään seuraavalle projektihenkilölle siten kuin prosessin työnkulussa on määritetty.

Projektipäällikkö voi tarkastaa työn statuksen milloin tahansa ja reitittää työ uudelleen välttääkseen pullonkauloja, korjatakseen resurssimuutosten vaikutuksia jne.

Prosessin ohjauksen käyttöönotto

Pelkkä prosessin ohjaus -välineen käyttöönotto ei ole tae siitä, että organisaatio lähtisi kiipeämään SEI:n Maturity Model'in tikkaita ylöspäin. Siihen tarvitaan koko prosessin ohjaus -mekanismin käyttöönotto. Prosessin ohjauksen onnistuneeseen käyttöön tarvitaan johdon sitoutuminen, mikä puolestaan tarkoittaa sitoutumista rahan, ajan ja ihmisten käyttöön, jotta päästään alkuun ja jotta saadaan jatkuva tuki prosessin ohjaus -kulttuurille. Johdon sitoutuminen ei yksin ole riittävä, vaan sitoutumista tarvitaan yhteisesti kaikilta organisaation tasoilta.

Muutos on aina muutos. Ja muutos synnyttää vastarintaa, pelkoa ja epävarmuutta.

Muutoksen helpottamiseksi tunnistetaan ensin organisaation nykytilanteen ja tavoitetilanteen väliset erot. Käyttöönoton ensimmäisissä etapeissa on hyvä keskittyä siltaamaan nämä erot.

Ihmisissä syntynyt muutosvastarinta on vaikeampi ongelma kuin itse prosessin ohjauksen periaatteiden soveltaminen. Muutosvastarinnan hoitaminen vaatii aikaa ja keskittymistä vastarinnan syihin. Uuden omaksuminen käy parhaiten kouluttautumisella ja asiaan perehtyneillä, sisäisillä "myyjillä", joiden oma innostus ja vakaumus on tarttuvaa.

Loppupäätelmä

Tehokkaat prosessit ovat perusta, jotka tarvitaan saadaksemme aikaan todellisen parannuksen sovellustuotannon laadussa, tuottavuudessa ja taloudessa. Jotta organisaatiot menestyvät tämän päivän kilpailutilanteessa ja menestyksekkäästi toimittavat uuden teknologian tuotteita, meidän tulee tehdä työtämme fiksusti, koota parhaat taitomme ja nopeasti ottaa niistä käytännön hyöty projekteissamme. Tehokkaan prosessin ohjaus -ympäristön käyttö nyt antaa meille mahdollisuuden niittää sitä satoa, jota olemme etsineet menneellä vuosikymmenellä.

Projektipalvelut Oy Casesoft on LBMS'n edustaja Suomessa. Tässä artikkelissa olen esitellyt päämiehemme Process Engineer -välineen periaatteita prosessin ohjauksen vaativalla alueella.