Tarja Kuosa, Tampereen yliopisto
Raija Ristola, Oy Eläkesysteemi Ab
Tässä visiossa on tavoitteena käyttää
uudelleen vanhan järjestelmän ne osat, jotka ovat edelleen
käyttökelpoisia. Ongelmia voi aiheuttaa uudelleenkäytettävien
osien ja muutettavien osien määrittely, johon käyttäjät
osallistuvat arvioimalla toiminnan muuttumista.
Tarkastelussa on lähdetty siitä, että järjestelmä tehdään itse, koska soveltuvia valmisohjelmistoja ei ole, eikä niistä voida koota käyttökelpoista systeemiä. Näiden järjestelmien toimintoalue on laaja ja alueen tuntemus on tärkeä järjestelmiä tehtäessä.
Järjestelmäkehityksen lähtökohtana on se, että on jo olemassa vanha järjestelmä, jonka osia kehitetään edelleen vastamaan uutta tietotekniikka-arkkitehtuuria, ympäristön muuttuneita vaatimuksia ja laajentuneita käyttäjien toimintoja. Laitteistoratkaisu sisältää sekä keskuskoneen että hajautettuja asiakaskoneita.
Järjestelmäkehitys lähtee liikkeelle esitutkimuksesta, jossa määritellään ja rajataan kehittämiskohde. Järjestelmän uusittavan osan määrittelyvaiheessa käyttäjien rooli on merkittävä.
Työtapana käytetään sellaista menetelmää, jossa käyttäjien asiantuntemus saadaan näkyväksi. Perinteisistä menetelmistä seinätaulutekniikka on edelleen soveltuva, ehkä tietokoneavusteisena, lisäksi käyttöön tulee uusia menetelmiä, kuten simulaatiopeli. Määrittelyvaiheessa suunnittelijoiden tehtävänä on auttaa käyttäjiä kehittämään omaa työtään. Jonkun suunnittelijan erikoisrooli on toimia välittäjänä käyttäjien ja tietotekniikan välillä.
Suunnitteluvaiheessa edetään spiraalimallin mukaan joko toimintokeskeisesti tai oliokeskeisesti. Toimintojen ja tietojen suunnittelussa ja suunnitelmien dokumentoinnissa käytetään ICASE-välinettä, joka tukee graafista suunnittelun etenemistä. Väline tukee suunnitelmien ja ohjelmien uudelleenkäyttöä ja siihen sisältyy myös re-engineering ominaisuus, jotta käyttökelpoiset vanhat osat saadaan uuden järjestelmän osaksi. Suunnitteluvaiheeseen käyttäjät osallistuvat arvioimalla vaihtoehtoisia suunnitelmista automaattisesti toteutettuja protoja ja suunnittelemalla graafisen käyttöliittymän mallit ja tulosteet ICASE-välineellä. Suunnittelijat opastavat tarvittavissa määrin käyttäjiä.
Suunnittelija vastaa toteutuksesta. Apuna hänellä
on ICASE-väline, joka generoi tietokannat ja ohjelmat tehdyistä
suunnitelmista. Toteutuksessa hyödynnetään myös
käyttäjien tekemiä käyttöliittymien ja
tulosteiden malleja. Kehittämisprojektiin osallistuvat käyttäjät
tekevät järjestelmän käyttäjille tulevat
käyttöohjeet. Järjestelmän uusitun osan käyttöönotto
tehdään käyttäjien, suunnittelijoiden ja käyttöyksikön
yhteistyönä.
Järjestelmien kehittäminen tehdään projekteina. Niissä päättäjinä on käyttäjiä, jotka edustavat kohdealueen asiantuntemusta. Suunnittelijat kertovat tietotekniikan mahdollisuuksista käyttäjille sekä opastavat välineiden ja menetelmien käytössä. Projektien lisäksi on pysyvämpänä yhteistyön muotona yhdessä ammattiryhmän sisällä tiimejä: Käyttäjillä on omat käyttäjien tiimit ja atk-henkilöstöllä omansa. Tiimin lisäksi myös muunlaiset sosiaaliset kontaktit ovat suunnittelijalle tärkeitä. Ne ovat tehokkaita tiedonhankinnan kanavia. Järjestelmän kehitysprojekteissa voidaan käyttää myös etätyötä. Se soveltuu hyvinmääritellyn kokonaisuuden tekemiseen. Myös etätyön tekijä osallistuu yhteisiin projektikokouksiin.
Jos esitetty visio toteutuisi, millaisia vaikutuksia sillä olisi? Tarkastelemme erikseen käyttäjille tulevia vaikutuksia ja atk-henkilöstön kohtaamia vaikutuksia.
Tämän vision etuna käyttäjälle on, että hän saa itse vaikuttaa tulevaan työskentelyynsä. Käyttäjän vaikutusmahdollisuudet ovat todelliset, sillä käytetyt menetelmät ovat helppoja oppia ja konkreettisia; ne helpottavat käyttäjien ja suunnittelijoiden välistä kommunikointia eivätkä anna etulyöntiasemaa menetelmiä ja tietotekniikkaa hallitseville atk-ammattilaisille. Vaihtoehtoisten protojen avulla käyttäjä saa konkreettisen kuvan mahdollisuuksista ja hyvän pohjan valintojen tekoon. Uuden osajärjestelmän tuloon voidaan valmistautua hyvissä ajoin, sillä valittua protoa voidaan käyttää käyttäjätiimin koulutuksessa jo ennen kuin varsinainen järjestelmä on valmis.
Käyttäjät muokkaavat omia lähitulevaisuudessa tarvitsemiaan työvälineitä. Jotta he voivat tehdä tämän, heillä täytyy olla kuva työnsä ja sen ympäristön kehittymisestä lähitulevaisuudessa. Tämän arvioimista käyttäjät voivat pitää hyvänä puolena, mutta se voi olla myös ongelma. Samanlainen mahdollisesti ristiriitaisesti suhtauduttava asia on käyttäjien sitoutuminen projektin tulokseen jo projektin työn aikana. Sen aikaansaamiseksi projektiin osallistuva käyttäjien edustaja on velvollinen esittelemään projektin etenemistä käyttäjätiimille.
Tässä tehtävillä suurilla järjestelmillä on myös paljon käyttäjiä. Siten kaikki tulevan järjestelmän käyttäjät eivät voi osallistua projektiin. Ongelmaa voi aiheuttaa työskentelyyn osallistuvien käyttäjien edustajien valinta. Käyttäjät kantavat vastuun ratkaisuista, millaiseksi lopputulos muotoutuu. Mahdollisesti käyttäjillä olevan muutosvastarinnan takia uusitusta osasta tehdään liiaksi vanhan kaltainen.
Suunnittelijalle etuina tämän vision toteutumisesta on automatisoinnin myötä tapahtuva työn nopeutuminen ja rutiinitehtävien väheneminen, joten työstä tulee mielekkäämpi. Näin suunnittelija saa mahdollisuuden oman ammattitaidon kehittämiseen sekä uusiin välineisiin ja menetelmiin perehtymiseen.
Suunnittelijan rooli selkeytyy, kun työnjako käyttäjien kanssa määritellään. Käyttäjä on vastuussa oman työnsä kehittämisestä. Suunnittelija esittelee mahdollisuudet ja vaihtoehdot sekä toteuttaa halutun ratkaisun mahdollisuuksien puitteissa.
Yhtenä ongelmakohtana tässä visiossa on välinevalinta. Onnistutaanko siinä? Riskeinä ovat välineen valmistajan ja edustajan elinkelpoisuus sekä välineen jatkokehityksen suunta - onko se sama kuin yrityksen järjestelmäkehitys? Suunnittelijat joutuvat pohtimaan oman työnsä tarpeita ja tulevaisuuden kehityslinjoja sekä arvaamaan välineen tulevaisuuden valintaa tehdessään. Uusien tekniikoiden ja välineiden oppiminen on etu, toisaalta jatkuva uuden opetteleminen kireässä työtahdissa voi olla ongelma.
Visioidussa tilanteessa suunnittelijoiden on työskenneltävä eri taustaisten henkilöiden kanssa tasa-arvoisesti. Epäonnistuminen projektiin osallistuvien henkilöiden valinnassa hankaloittaa työskentelyä - silloin henkilökemia ei pelaa.
Uuden järjestelmän osan määrittely- ja suunnitteluprojekteissa työskentelyä hankaloittavia mahdollisia ongelmia ovat työn ja vastuun jakaminen käyttäjien ja suunnittelijoiden välillä sekä ratkaisun tekeminen siitä, mitkä järjestelmän osat ovat vanhentuneita ja mitkä käyttökelpoisia.
Tämän vision toteutumista saattaa estää niin käyttäjien ja atk-ammattilaisten kuin myös yrityksen johdon toiminta. Käyttäjillä saattaa olla liian suuri muutosvastarinta, sillä toimiakseen tämän vision mukainen systeemityö käyttäjillä on oltava valmius suuriin muutoksiin työtavoissaan. Syynä muutosvastarintaan voi myös olla vaara, että tietojärjestelmiä kehittämällä voidaan korvata osa käyttäjistä. Myös suunnittelijoilla saattaa olla muutosvastarintaa: Onko oppimiskynnys liian korkea? Korvaako tekniikka (ICASE-väline) myös suunnittelijoita? Tämän vision mukainen systeemityö vaatii hyvät - ja kalliit - ICASE-välineet. Onko yritys valmis panostamaan niihin?
Tämän vision toteutuminen on periaatteessa mahdollinen ja meidän mielestä se on toivetulevaisuus. Tehdyssä jäsenkyselyssä oli vastauksia, joissa tulevaisuusennustus oli tämän suuntainen. Visiossa kuvatun systeemityötavan käyttöönotto toisi yrityksille hyötynä projektien nopeutumisen, joka saavutetaan uudelleenkäytön ja välineiden käytön avulla. Lisäksi työtapa eri projektien välillä yhtenäistyy, joka helpottaa henkilöiden työskentelyä eri projektipäälliköiden alaisuudessa sekä myöhemmin tapahtuvaa systeemien ylläpitoa.